Make your own free website on Tripod.com
INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA
KAMPUS WILAYAH UTARA
SUNGAI PETANI
KEDAH

TEL : 604-4218321   FAKS : 604-4214489

PERUBAHAN DALAM ORGANISASI

Zahidi Mohd. Daud

 

PENDAHULUAN

Perkembangan dunia telah memperlihatkan perubahan berlaku di mana- mana dan dalam pelbagai bentuk. Perubahan- perubahan ini meliputi bidang sains, teknologi, komunikasi, pengurusan dan sebagainya. Perubahan yang berlaku, secara langsung memberi kesan kepada tuntutan dalam peningkatan cara kerja khususnya dari aspek kualiti dan produktiviti. Di samping itu, perubahan yang berlaku juga menuntut kepada keperluan untuk meningkatkan kecekapan dalam pengurusan sumber manusia iaitu dari segi pengetahuan, kemahiran serta sikap anggota organisasi keseluruhannya. Persoalan yang ingin ditimbulkan dalam artikel ini ialah mengapa perubahan kerja sering dianggap sebagai penghalang kepada kemajuan organisasi dan apakah ingatan kepada pihak pengurusan sebelum melaksanakan perubahan sesuatu kerja dalam organisasi masing-masing.

PERUBAHAN

Perubahan dalam ertikata lain bermaksud satu proses transformasi daripada pemikiran, kaedah atau pendekatan sediada kepada corak pemikiran, kaedah dan pendekatan baru. Dari sudut pengurusan kerja, ia dikaitkan dengan pelaksanaan sistem atau prosedur baru dalam kerja dengan tujuan untuk memperbaiki kelicinan kerja berbanding sistem kerja terdahulu. Perubahan itu tidak semestinya dilaksanakan apabila sesuatu pelaksanaan sistem sediada gagal dijalankan. Perubahan juga secara umum tidak semestinya akan diterima oleh semua pihak walaupun secara rasional setiap perubahan akan memperbaiki kelemahan. Yang pasti, seseorang akan berfikir wajarkah perubahan di terima atau ditolak.

Aspek lain mengenai perubahan ialah wujudnya unsur ketidakpastian kerana pembaharuan yang dilaksanakan belum pasti menunjukkan kejayaan. Selagi proses perubahan belum berlaku seseorang akan merasa bimbang perubahan itu akan menjejaskan kerjayanya. Umpamanya, seseorang yang di beri tanggungjawab untuk menerajui satu projek baru menganggap ia satu risiko yang amat tinggi yang akan menjejaskan reputasinya sekiranya dia gagal. Senario ini memang sukar di terima sekiranya dilihat dari sudut negatif.

Setiap perubahan yang dilaksanakan juga tidak semestinya memperlihatkan kesannya dalam masa yang singkat. Kita juga tidak dapat menetapkan satu tempoh tertentu bagi menentukan sesuatu perubahan yang dilaksanakan itu berjaya atau gagal. Pembaharuan yang dilaksanakan mungkin merupakan satu percubaan awal bagi menangani sesuatu masalah. Kemudian ia disusuli dengan pelbagai langkah pembaikan yang diwujudkan dari semasa ke semasa sehingga dapat memperbaiki kesemua kelemahan yang wujud.

KONFLIK PERUBAHAN

Ada kalanya wujud kecenderungan dimana bila .berlaku perubahan maka akan berlaku konflik. Ahli psikologi berpendapat bahawa konflik berpunca daripada persaingan antara kecenderungan kelakuan yang berbeza. (Lewin, 1967). Umpamanya, seseorang yang berhadapan dengan dua atau lebih pilihan perlu membuat keputusan untuk memilih salah satu daripadanya. Perubahan kerja ada kalanya tidak diterima secara positif oleh pekerja kerana dua faktor utama iaitu pertama, pendekatan perubahan tidak dirancang dengan baik dan kedua, pekerja-pekerja belum dapat memahami secara jelas perubahan yang cuba dilaksanakan oleh pihak pengurusan. Di antara konflik organisasi yang berlaku adalah seperti berikut:

i. Perubahan ada kalanya melibatkan penyusunan semula organisasi yang mana akan merombak fungsi dan bidang tugas sesuatu jabatan yang akan memberi kesan kepada kedudukan, kuasa dan beban tugas.

ii. Perubahan menimbulkan kedudukan yang tidak pasti. Seseorang bimbang perubahan kerja akan menjejaskan diri dan kerjaya kerana takut gagal.

iii. Perubahan yang melibatkan suatu peruntukan perbelanjaan yang amat besar yang mana hasilnya belum pasti setimpal dengan kos perubahan.

iv. Pengaruh kumpulan-kumpulan tertentu yang boleh mendominasi dan mempengaruhi keputusan pekerja-pekerja lain untuk menolak perubahan baik yang dicadang oleh pihak pengurusan

v. Pegangan yang kuat kepada pemikiran lama yang mana apa-apa perubahan yang cuba dilaksanakan tidak boleh mengubah pendirian mereka.

MENILAI PERUBAHAN

Setiap individu mempunyai tanggapan berbeza mengenai perubahan kerja samada secara umum menolak atau menerima sesuatu perubahan. Dari sudut psikologi, penerimaan seseorang kepada sesuatu perkara adalah berasaskan kepada faktor sikap. Sikap secara umumnya dipengaruhi oleh kepercayaan, pegangan, nilai serta amalan seseorang yang mana fikiran seseorang berada dalam bersedia untuk melakukan tindakan (Philip Zimbardo: 1987). Dalam beberapa keadaan, sikap seseorang boleh juga dipengaruhi oleh pihak lainyang menyebabkan perlakuannya tidak mengikut tabiat dan tingkah laku sebenar (Carl Hovland: 1978).

Ahli-ahli psikologi lain pula mendakwa cara hidup yang diamalkan seseorang itu secara umumnya menunjukkan sikap seseorang dan ia digambarkan melalui tindakan secara sedar atau tidak sedar yang didorong kuat oleh pemikiran sendiri.(Elwood N. Chapman: 1992). Pandangan ini merumuskan andaian jika seseorang mahu menerima perubahan kerja berdasarkan pemikiran yang positif, maka ia boleh mencapai matlamat yang diingini. Sebaliknya, sekiranya pemikiran seseorang tertumpu kepada sudut yang negatif dalam kehidupan, maka ia akan menghadapi kesukaran untuk memenuhi matlamatnya.

Vincent Lowe (1988) juga berpandangan wujudnya perkaitan yang kuat antara tiga unsur iaitu kepercayaan, perasaan dan tindakan. Jika terdapat perselisihan di antara ketiga-tiga aspek ini, "ketidaksehaluan" akan berlaku. Oleh kerana setiap individu berusaha untuk memahami perubahan secara mendalam dan akhirnya akan diselesaikan oleh salah satu daripada kaedah-kaedah yang berbeza termasuk untuk mengubah tingkah laku. Teori ini menyatakan bahawa perubahan sikap perlu berlaku sebelum merubah tingkah laku.

Beberapa aspek dalam teori motivasi juga boleh membantu pihak pengurusan mengendali sumber manusia masing-masing dalam usaha melaksanakan perubahan. Motivasia dalah kuasa yang boleh mempengaruhi manusia melakukan sesuatu tindakan yang merumuskan 'people motivated to satisfy need'. Apabila keperluan manusia tidak dipenuhi maka ia akan kecewa. Seterusnya kekecewaan akan menjadi halangan kepada kehendak seseorang. Dalam kontek ini, sekiranya keperluan asas, sosial dan keselamatan pekerja dipenuhi, secara tidak langsung pekerja-pekerja akan menyebelahi pihak pengurusan.

PENGAJARAN

Dalam usaha melaksanakan perubahan, pihak pengurusan perlu mengambil pendekatan yang terbaik bagi membentuk pendirian pekerja supaya sentiasa menilai perubahan dari sudut yang positif. Antara perkara-perkara asas yang perlu diambilkira oleh pihak pengurusan sebelum melaksanakan sebarang perubahan ialah:

i.                    Penjelasan Yang Terperinci

 Perubahan yang berlaku seringkali melibatkan satu rombakan yang besar yang mungkin mengubah cara seseorang bekerja. Oleh yang demikian, pihak pengurusan perlu menjelaskan sebanyak mungkin pengetahuan dan maklumat kepada pekerja. Ini termasuk dasar, strategi dan program-program organisasi yang hendak diperkenalkan serta perancangan masa hadapan organisasi.

ii.                   Membolehkan Pekerja Benar-Benar Memahami

Pihak pengurusan perlu memaklumkan kepada pekerja apakah faktor-faktor yang menyebabkan perubahan yang lazimnya berlaku bila timbul sesuatu masalah. Pekerja perlu disedarkan bahawa setiap masalah perlu diselesaikan dan jika ia berterusan, mungkin akan menimbulkan masalah sampingan. Pihak pengurusan perlu menanamkan konsep pada diri pekerja bahawa perubahan boleh membantu menyelesaikan masalah.

iii.                 Menghadapi Kumpulan Pendesak

Pihak pengurusan perlu meluangkan lebih masa untuk menerangkan perubahan yang hendak dilaksanakan dan dengan jelas memaklumkan setiap tindakan pastinya ada kelebihan dan kekurangan tertentu. Dapatkan maklumbalas kumpulan ini melalui perundingan yang baik dan buat keputusan bagi kepentingan semua pihak dan bukannya untuk kumpulan tertentu sahaja.

iv.                Sokongan Yang Berterusan

Pihak pengurusan mesti memastikan ia benar- benar komited untuk melaksanakan dasar baru. Sekiranya perubahan melibatkan sesuatu kemahiran tertentu yang dipelajari, pastikan peluang latihan dan pembangunan yang banyak di sediakan seiring dengan dasar pengurusan. Segala kelemahan yang timbul wajar dikenal pasti dan dilaksanakan penambahbaikan dari semasa ke semasa.

KESIMPULAN

Walaupun pihak pengurusan atasan mempunyai kuasa mutlak untuk menentukan sebarang keputusan yang berkaitan dengan perjalanan organisasi, ia juga wajar membuat keputusan yang mengarnbilkira kepentingan dan keperluan pekerja. Perubahan boleh dilaksanakan dengan mendapatkan pandangan awal serta penyertaan secara langsung daripada kumpulan pekerja. Maklumbalas di peringkat awal amat penting dan perlu dijadikan sebagai sebahagian daripada asas perancangan sesebuah organisasi apabila membuat perubahan disamping dijadikan kayu ukur kepada tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan

Petikan daripada Qalam Intura : Penerbitan INTAN Wilayah Utara, April 2003