Make your own free website on Tripod.com

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA
KAMPUS WILAYAH UTARA
SUNGAI PETANI
KEDAH

TEL : 604-4218321   FAKS : 604-4214489

BUDAYA KERJA CEMERLANG

Oleh : Zahidi Mohd. Daud

 

PENDAHULUAN

Tonggak kecemerlangan sesebuah organisasi terletak kepada jentera pengurusannya yang berwawasan. Bagaimanapun tanpa pegawai dan kakitangan yang mengamalkan budaya kerja cemerlang akan mencacatkan usaha untuk menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti.

Artikel ini akan cuba menjelaskan amalan budaya kerja cemerlang secara konsep dan bagaimana amalannya dapat diterapkan dalam sesebuah organisasi. Untuk mencapai keberkesanan, sesebuah organisasi perlu membentuk dan mengamalkan budaya organisasi yang baik. Lazimnya organisasi yang mempamerkan satu persamaan akan memberi kekuatan kepada organisasi itu untuk menempuh cabaran-cabaran yang berlaku di sekitamya.

Budaya kerja dalam sesebuah organisasi biasanya dikaitkan dengan sistem nilai, norma, sikap dan etika kerja yang dipegang bersama oleh setiap kakitangan. Empat elemen ini menjadi asas untuk mengawal perlakuan kakitangan, cara mereka berfikir, berhubung antara satu sama lain dan berinteraksi dengan persekitarannya. Jika budaya organisasi itu baik, maka akan membolehkan kakitangannya meningkatkan mutu kerja yang cemerlang dan akan menyumbang kepada kejayaan jabatan berkenaan.

NILAI

Pengertian nilai secara ringkas memberi maksud tanggapan dan penerimaan individu dari sudut pemikiran masing-masing. Setiap manusia mempunyai pandangan tersendiri mengenai sesuatu perkara kerana setiap individu meletakkan satu nilai berdasarkan pengetahuan, pengalaman, kepercayaan atau bagaimana mereka mentafsir keadaan yang berlaku. Contohnya nilai segelas air kepada seorang yang baru lepas berlari sejauh dua kilometer, berbanding seorang pelukis yang baru selesai melukis selama satu jam sudah tentu tidak sama nilainya. Dalam alam pekerjaan seharian, manusia selalu membuat keputusan atau membuat pilihan dalam hidupnya dan setiap keputusan atau pilihan yang di buat adalah berdasarkan sistem nilai yang berada dalam dirinya yang berperanan sebagai kayu ukur atau penentu dalam membuat sesuatu tindakan.

Berbeza pula sekiranya sekumpulan manusia yang ramai menentukan pilihan dalam kumpulan. Sudah pasti nilai antara individu yang berlainan akan memberi kesukaran untuk menentukan satu pilihan yang mewakili kumpulan tersebut. Persoalannya, bagaimana kurnpulan bertindak untuk membuat pilihan dan bagaimana nilai itu dikongsi oleh semua ahli- ahlinya. Sehubungan itu, dalam melaksanakan sesuatu keputusan, satu pilihan yang terbaik perlu di ambil berdasarkan pemuafakatan kumpulan secara tersusun dan sistematik yang biasanya dipraktikkan seperti berikut:

 

Pr Problem (Kenalpasti masalah)
O Objective (Menetapkan objektif)
A Alternatives (Menyenaraikan pilihan)
C

Consequences (Mengenalpasti kesan dan natijah satu-satu pilihan)

T Trade-Off (Mengenalpasti kos melepas berdasarkan satu-satu pilihan)

 

Selepas dari proses pemuafakatan tersebut, satu keputusan diambil berdasarkan nilai yang diterima umum oleh kumpulan. Kemungkinan ada segelintir ahli yang mempunyai pandangan berbeza tetapi bersetuju atas nilai-nilai yang diterirna oleh sebahagian besar ahli kurnpulan yang demikian nilai itu diterima oleh semua pihak.

NORMA

Nilai-nilai yang diterima oleh sebahagian besar ahli kumpulan yang disepakati sebagai nilai-nilai bersama mencerminkan kemahuan kumpulan. Dengan lain perkataan, norma bermaksud peraturan-peraturan hidup dan amalan yang diterima dalam masyarakat. Dalam konteks organisasi, ia adalah cara bekerja yang diterima umum dan diamalkan dalam organisasi yang menjadi nilai budaya organisasi itu. Sebagai contoh, katakanlah seseorang pekerja mula bekerja pada jam 9.00 pagi iaitu selepas minum, baca surat khabar atau berbual dengan rakan (pada hal waktu bekerja sebenar adalah pada jam 8.00 pagi) tidak akan menjadi satu perkara luar biasa kerana ia berlaku sejak sekian lama dan tiada siapa mengambil peduli. Maka senario pekerja lewat memulakan kerja merupakan satu norma kerana di terima umum. Usaha untuk mengubah keadaan ini adalah sukar dan mengambil masa untuk dipulihkan.

SIKAP

Sikap adalah kesediaan seseorang dari segi mental dan fizikal untuk bertindak terhadap sesuatu. Sesuatu perkara yang dilakukan mungkin secara teragak-agak, tidak sepenuh hati atau dilaksanakan secara terpaksa dan oleh sebab itu persediaan mental juga amat penting bagi memperlihatkan sikap sebenar seseorang. Sikap mempunyai peranan penting sebagai faktor pendorong dalam tindakan manusia samada untuk menerima atau menolak sesuatu. Sikap seseorang juga dipengaruhi (dan juga berubah) oleh pengalaman, kerana perkara yang pernah terjadi kepada seseorang adalah merupakan satu pengajaran yang tidak dapat dilupakan.

 ETIKA

Etika adalah prinsip-prinsip kerja yang terbentuk daripada gabungan unsur nilai, norma dan sikap yang dikongsi bersarna dalarn kumpulan. Apabila ahli-ahli sesebuah organisasi rnerniliki satu rnatlarnat yang sarna rnaka akan wujud keharmonian dalarn organisasi tersebut untuk rnengarnalkan etika kerja yang sarna. Nilai, norma dan sikap yang dikongsi bersarna secara positif akan rnenerbitkan prinsip-prinsip kerja yang baik dan oleh yang dernikian ia akan rnewujudkan satu budaya organisasi yang baik secara keseluruhan. Begitu juga kalau sernua orang berkongsi nilai, norma dan sikap yang kurang baik akan rnenyebabkan etika kerja yang kurang baik.

CEMERLANG

Cernerlang selalunya dikaitkan dengan peningkatan kualiti dan produktiviti. 01eh yang dernikian, budaya kerja yang hendak dibentuk oleh sesebuah organisasi hendaklah rnengarnbarkan kornitrnen pihak pengurusan rneningkatkan kualiti dan produktiviti. Usaha untuk rnencapai tahap cernerlang dari sudut kualiti tidak ada penarnatnya kerana ia rnerupakan satu usaha yang berterusan. Apabila kita rnencapai satu tahap yang cernerlang, terdapat tahap yang lebih tinggi yang perlu dicapai. Pelbagai pandangan yang rnenyokong kenyataan ini. Tan Sri Ahrnad Sarji Abdul Harnid ( 1995) telah rnenyatakan.

"The race to quality improvement is really two races. One is to get ahead; the other is to stay ahead".

Manakala YAB Dato' Seri Dr.Mahathir b. Mohamad pula menegaskan bahawa:

". ..Kualiti adalah satu keadaan yang cemerlang tetapi ia tidak terhad kepada satu tahap sahaja. Apabila kita mencapai kualiti, ada lagi kualiti yang lebih baik yang mesti dikejar. "

Kecemerlangan dari sudut produktiviti pula boleh dilihat dari dua aspek iaitu pertama peningkatan output berdasarkan kepada penggunaan satu input yang tidak berubah. Misalnya sebelum ini seseorang boleh memproses 20 borang sehari (output) tetapi telah meningkatkan kepada 30 borang dalam tempoh yang sama sekarang. Kedua, kecemerlangan dari sudut peningkatan produktiviti adalah aspek pengurangan kos. Sebagai contoh, sekiranya dahulu penganjuran sesebuah program kursus melibatkan perbelanjaan sebanyak RM 5,000.00 kemudian dapat dikurangkan dan akhimya dengan jumlah perbelanjaan yang sama dapat menganjurkan dua program kursus. Kaedah penjimatan ini boleh dilakukan melalui langkah-langkah mengatasi pembaziran dan mengamalkan kaedah pengurusan yang lebih cekap.

BUDAYA KERJA

Membentuk budaya kerja cemerlang dalam organisasi bukanlah satu perkara mudah dan tidak boleh dicapai dalam masa yang singkat. Melalui Program Gerakan Budaya Kerja Cemerlang yang telah dilancarkan oleh Kerajaan, pelbagai aktiviti telah dilaksanakan dengan melibatkan penubuhan kumpulan- kumpulan Meningkatkan Mutu Kerja (KMK), Anugerah Inovasi, Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM), Hari Q, MS ISO 9000, Penerapan Nilai-Nilai Mumi, seminar, kursus- kursus, latihan serta majlis-majlis pengikhtirafan bagi meningkatkan budaya kerja yang baik dalam perkhidmatan jabatan dan agensi kerajaan. Walau bagaimanapun sejauhmanakah program-program yang dilaksanakan dapat menjamin pengekalan budaya kerja cemerlang dalam sesebuah orgamsasl.

PRA SYARAT BUDAYA KERJA CEMERLANG

Dalam usaha untuk membentuk budaya kerja cemerlang dalam organisasi, orientasi kakitangan haruslah bergerak di atas landasan yang betul sebagai prasyarat bagi menjayakan budaya kerja cemerlang iaitu mesti ada komitmen, mempunyai kesedaran kualiti, bersedia menerima perubahan dan tiada batasan masa untuk cemerlang. Komitmen daripada segala lapisan kakitangan bagi meningkatkan kecemerlangan organisasi adalah dituntut. Kerja yang hendak dilaksanakan perlu dilakukan dengan sepenuh hati atas kehendak organisasi dengan mengenepikan segala kepentingan lain khususnya kepentingan peribadi. Penting bagi sesebuah organisasi mewujudkan 'mind-set' yang berorientasikan kecemerlangan supaya kakitangan lebih komited kepada matlamat utama jabatan. Ini dapat dilakukan dengan sentiasa menggalakkan kakitangan menghayati serta mempraktikkan amalan-amalan pengurusan yang boleh meningkatkan kecemerlangan organisasi.

Kakitangan juga dituntut supaya sentiasa mempunyai kesedaran yang tinggi terhadap dasar kualiti organisasi. Ini dilaksanakan supaya setiap lapisan kakitangan faham dengan jelas tentang arah dan matlamat pengurusan kualiti organisasinya dan seterusnya memudahkan kakitangan memahami dasar tersebut sebagai panduan dalam menjalankan kerja-kerja mereka. Kesedaran yang tinggi terhadap kualiti juga akan dapat mengelakkan kekeliruan dikalangan kakitangan apabila mereka melaksanakan tindakan-tindakan dan keputusan yang dibuat. Tindakan untuk meningkatkan kualiti boleh dilaksanakan secara bersepadu melalui kaedah memberi latihan, menggubal dasar kualiti, penganjuran hari kualiti dan sebagainya.

Sesebuah organisasi juga tidak akan berada dalam keadaan statik kerana ia akan dipengaruhi oleh perubahan. Oleh yang demikian, kedudukan organisasi dari segi struktur dan operasi akan berubah. Dalam konteks ini, kita melihat bagaimana sesebuah organisasi berupaya untuk berubah dan menyesuaikan keadaan bagi menghadapi perubahan di sekitamya. Keupayaan sesebuah organisasi melaksanakan perubahan melalui satu anjakan paradigma demi untuk mencapai kecemerlangan. Apabila 'mind-set' kakitangan telah bersedia untuk berubah, sudah pasti usaha penyesuaian organisasi dapat dilaksanakan dengan mudah. Keadaan inilah yang akan menentukan perlakuan seseorang kakitangan ketika menjalankan tugas.

Prasyarat terakhir dalam membentuk budaya kerja cemerlang dalam organisasi adalah supaya menerima hakikat bahawa usaha mewujudkan kecemerlangan dalam organisasi bukan pelaksanaan yang mudah dan boleh diperolehi dengan sekelip mata. Kejayaan yang dicapai oleh organisasi belum boleh menunjukkan tahap kecemerlangan yang unggul kerana kecemerlangan tiada akhirnya. Usaha organisasi untuk mencapai kecemerlangan adalah suatu usaha yang berterusan tanpa ada had masa yang di tetapkan. Sebuah organisasi tidak seharusnya berpuas hati terhadap apa yang dicapai ketika Inl. Dalam menuju kecemerlangan, pihak pengurusan perlu ingat bahawa akan ada ruang-ruang yang boleh diperbaiki dari semasa kesemasa bagi menampung kelemahan-kelemahan yang masih ada.

Dipetik dari Qalam INTURA : Penerbitan INTAN Wilayah Utara, April 2003